Power Query en Excel: guía práctica para empezar

Power Query es la herramienta de Excel para conectar, limpiar y combinar datos sin fórmulas ni macros. Si cada semana repites los mismos pasos para preparar un listado, Power Query los graba una vez y los repite por ti con un clic. En esta guía te explico lo esencial para empezar.

Dónde está Power Query

En Excel para Windows (Microsoft 365, 2016 y posteriores) está en la pestaña Datos, en el grupo Obtener y transformar datos. Desde ahí eliges el origen: un libro de Excel, un CSV, una carpeta entera, una tabla del propio libro, una página web o una base de datos.

El editor de Power Query

Al conectar con un origen se abre el editor. Lo más importante está a la derecha: el panel Pasos aplicados. Cada transformación que haces queda registrada como un paso, y puedes revisarlo, cambiarlo o borrarlo cuando quieras. Esa lista de pasos es lo que se repetirá cada vez que actualices.

Las transformaciones que más vas a usar

• Quitar columnas que no necesitas, para que la consulta sea más ligera.
• Filtrar filas: quitar vacías, totales o periodos que no interesan.
• Cambiar el tipo de datos de cada columna (fecha, número, texto). Es la causa de la mayoría de errores, así que revísalo siempre.
• Dividir columna por un delimitador, por ejemplo para separar nombre y apellidos.
• Reemplazar los valores mal escritos o códigos antiguos.
• Rellenar hacia abajo las celdas vacías que heredan el valor de la fila de arriba, típicas de los informes exportados.
• Anulación de dinamización de columnas: convierte una tabla con un mes por columna en una tabla con una fila por mes, el formato que necesitan las tablas dinámicas.
• Agrupar por para resumir, por ejemplo ventas por cliente y mes.

Combinar y anexar consultas

Dos operaciones que sustituyen a muchas fórmulas BUSCARV:

• Anexar consultas pone una tabla debajo de otra, por ejemplo las ventas de enero y de febrero.
• Combinar consultas une dos tablas por una columna común, como añadir a cada venta los datos del cliente.

Y si tienes un fichero por mes en una carpeta, Obtener datos > Desde un archivo > Desde una carpeta los junta todos de una vez. Te lo explico paso a paso en cómo automatizar un informe mensual en Excel.

Cargar los datos

Con Cerrar y cargar en… decides dónde van los datos:

• Tabla en una hoja, si el volumen es moderado.
• Solo conexión, para consultas intermedias que solo sirven de paso.
• Modelo de datos, cuando hay muchas filas o quieres relacionar varias tablas con Power Pivot.

Actualizar

Cuando cambian los datos de origen, basta con Datos > Actualizar todo. Power Query vuelve a leer los orígenes y aplica todos los pasos.

Buenas prácticas

• Pon nombres claros a las consultas y, si son muchas, agrúpalas.
• Fija los tipos de datos al final de la consulta y revisa que no aparezcan errores.
• Evita depender de nombres de columna que cambian; acuerda un formato estable con quien genera los ficheros.
• Guarda la ruta de la carpeta de origen en un parámetro para poder moverla sin romper nada.

Y después, Power BI

Lo que aprendas en Power Query te sirve tal cual en Power BI, que usa el mismo motor y el mismo lenguaje (M). Si tus datos crecen o los consulta mucha gente, mira cuándo conviene dar el salto a Power BI. Y si quieres que te ayude con tus propios ficheros, consulta mi servicio de automatización con Excel o la formación para equipos.