Cómo publicar y compartir informes de Power BI de forma segura

Crear un buen informe es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es hacerlo llegar a las personas adecuadas, con los datos que cada una puede ver y sin poner en riesgo información sensible.

1. Publica en un área de trabajo

Desde Power BI Desktop, Publicar envía el informe y su modelo al servicio Power BI. Lo recomendable es usar áreas de trabajo por departamento o proyecto, no la carpeta personal «Mi área de trabajo».

2. Comparte mediante una aplicación

Las aplicaciones de Power BI agrupan varios informes y paneles en un paquete con menú propio. Ventajas:

• Los usuarios ven siempre la versión publicada, no los cambios en curso.
• Se pueden crear audiencias distintas dentro de la misma aplicación.
• Es más fácil de mantener que compartir informes uno a uno.

3. Controla quién ve qué: seguridad por filas

La seguridad a nivel de fila (RLS) permite que cada usuario vea solo sus datos: un director su hotel, un comercial su zona, un responsable su centro. Se definen roles en Desktop y se asignan usuarios o grupos en el servicio.

4. Programa la actualización

Para que el informe se actualice solo, configura la actualización programada. Si los datos están en servidores de la empresa (SQL Server, archivos en red), hará falta una puerta de enlace (gateway).

5. Lo que conviene evitar

• «Publicar en la web»: genera un enlace público que cualquiera puede ver sin iniciar sesión. Úsalo solo con datos totalmente públicos.
• Enviar el archivo .pbix por correo: pierdes el control de versiones y de quién tiene los datos.
• Dar permisos de edición a quien solo necesita consultar.

Licencias: lo básico

Para compartir contenido en el servicio, tanto quien publica como quien consume suelen necesitar licencia, salvo que la organización disponga de una capacidad dedicada. Conviene revisar el modelo de licencias vigente antes de desplegar a muchos usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo compartir un informe con alguien de fuera de mi empresa?

Sí, como usuario invitado de Microsoft Entra ID, respetando licencias y permisos.

¿La seguridad por filas funciona en la app móvil?

Sí. RLS se aplica en el servicio, así que el usuario ve los mismos datos filtrados en cualquier dispositivo.

¿Qué es una puerta de enlace?

Un programa que conecta el servicio Power BI con datos que están dentro de la red de la empresa para poder actualizarlos.