Power Query o macros VBA: cuál usar para automatizar Excel

Para automatizar tareas en Excel hay dos grandes caminos: Power Query y las macros VBA. No compiten: cada uno brilla en un tipo de tarea. Elegir bien ahorra horas y dolores de cabeza.

Power Query: para preparar datos

Power Query importa, limpia y combina datos con pasos que se graban y se repiten con un clic en «Actualizar».

• Unir varios archivos de una carpeta en una sola tabla.
• Quitar filas vacías, dividir columnas, cambiar formatos.
• Cruzar tablas como un BUSCARX, pero con miles de filas y sin fórmulas.

Ventajas: no requiere programar, es fácil de revisar y es la misma tecnología que usa Power BI.

Macros VBA: para automatizar acciones

VBA es un lenguaje de programación que controla Excel: puede hacer casi cualquier cosa que haga una persona con el ratón.

• Generar un PDF por cliente y guardarlo en una carpeta.
• Dar formato a un informe y enviarlo por correo.
• Crear formularios para introducir datos.

Ventajas: flexibilidad total. Limitaciones: requiere programar y mantener el código, y no funciona en Excel para la web.

Cómo elegir

• Si la tarea es transformar datos, empieza por Power Query.
• Si la tarea es hacer acciones (guardar, imprimir, enviar, interactuar), usa VBA.
• Muchas veces lo mejor es combinarlos: Power Query prepara los datos y una macro breve genera y reparte los informes.

Preguntas frecuentes

¿Power Query sustituye a las macros?

Para preparar y limpiar datos, sí en la mayoría de casos. Para acciones como guardar archivos o enviar correos, siguen haciendo falta macros.

¿Las macros funcionan en Excel online?

No. Las macros VBA solo funcionan en Excel de escritorio.

¿Power Query está en todas las versiones?

Viene incluido en Excel para Windows desde 2016 y en Microsoft 365.