Qué es Power BI y para qué sirve: guía para empresas

Power BI es la herramienta de Business Intelligence de Microsoft. Sirve para conectar los datos de una empresa, combinarlos y convertirlos en informes y cuadros de mando interactivos que se actualizan solos y se pueden consultar desde el ordenador o el móvil.

Para qué sirve Power BI

• Unificar datos de Excel, ERP, CRM, SQL Server o aplicaciones en la nube en un solo modelo.
• Automatizar informes que hoy se preparan a mano cada semana.
• Analizar ventas, costes, stocks, personal o clientes con filtros y comparativas.
• Compartir la misma versión de las cifras con dirección y equipos, con permisos por usuario.

Las tres piezas de Power BI

1. Power BI Desktop: la aplicación gratuita para Windows donde se conectan los datos, se crea el modelo y se diseñan los informes.
2. Servicio Power BI: la plataforma en la nube donde se publican los informes, se programan las actualizaciones y se comparten.
3. Aplicación móvil: para consultar los informes desde el teléfono o la tableta.

Cómo se construye un informe

1. Conectar las fuentes de datos.
2. Transformar los datos con Power Query: limpiar, combinar y dar formato.
3. Modelar: relacionar tablas y crear medidas con DAX (ventas del año anterior, márgenes, acumulados…).
4. Visualizar: gráficos, tablas, mapas y tarjetas de KPI.
5. Publicar y compartir en el servicio Power BI.

Power BI frente a Excel

Excel sigue siendo imprescindible para cálculos puntuales y análisis personales. Power BI es mejor cuando los datos vienen de varias fuentes, cuando hay muchos registros o cuando varias personas necesitan ver la misma información actualizada. Lo habitual es que convivan.

Qué necesitas para empezar

• Power BI Desktop (gratuito) para crear los informes.
• Licencias del servicio para publicar y compartir con otros usuarios.
• Y, sobre todo, un buen modelo de datos: es lo que hace que los informes sean fiables y rápidos.

Ejemplos por sector

• Hoteles: ocupación, ADR, RevPAR, pickup y presupuesto.
• Restauración y retail: ventas por tienda, franja horaria y producto.
• Recursos humanos: plantilla, rotación y absentismo.
• Sector público: seguimiento de indicadores y presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Power BI es gratuito?

Power BI Desktop es gratuito. Para publicar y compartir informes con otras personas se necesitan licencias del servicio.

¿Hace falta saber programar para usar Power BI?

Para consultar informes, no. Para crearlos bien conviene dominar Power Query y DAX, o apoyarse en un consultor.

¿Power BI sustituye a Excel?

No. Son complementarios: Excel para análisis puntuales y Power BI para informes compartidos y automatizados.