Excel o Power BI: cuándo dar el salto

Excel y Power BI no compiten: son herramientas de Microsoft que resuelven cosas distintas y que muchas empresas usan a la vez. La pregunta útil no es cuál es mejor, sino cuándo tu análisis ha crecido tanto que conviene pasarlo a Power BI.

Qué hace bien Excel

• Cálculo libre y flexible: modelos financieros, simulaciones, presupuestos con supuestos que cambian.
• Introducción de datos: formularios, plantillas y registros que rellena una persona.
• Análisis rápidos de volúmenes moderados que hace y consulta una sola persona.
• Automatización de tareas con macros: generar documentos, enviar correos, mover ficheros.

Qué hace bien Power BI

• Unir muchas fuentes (ERP, CRM, SQL Server, SharePoint, Excel, APIs) en un único modelo de datos.
• Trabajar con millones de filas con fluidez gracias a su motor de compresión.
• Compartir informes con permisos por usuario, e incluso por fila, para que cada persona vea solo lo suyo.
• Actualizar solo: los informes publicados se refrescan de forma programada, sin que nadie abra un fichero.
• Comparar en el tiempo (año anterior, acumulados, presupuesto, previsión) con medidas DAX reutilizables.

Cinco señales de que toca dar el salto

1. El informe lo consultan varias personas y cada una tiene su propia copia del fichero.
2. Pasas más tiempo preparando datos que analizándolos.
3. Los libros superan con frecuencia los cientos de miles de filas y se vuelven lentos.
4. Necesitas cruzar datos de sistemas distintos que no se hablan entre sí.
5. Dirección quiere ver las cifras en el móvil o en una reunión, siempre actualizadas.

Si te reconoces en dos o más, Power BI probablemente te ahorrará tiempo y errores.

¿Cuánto cuesta?

Power BI Desktop, la aplicación donde se construyen los informes, es gratuita. Para publicar y compartir informes dentro de la empresa, lo habitual es una licencia Power BI Pro por cada persona que crea o consulta informes compartidos. Para organizaciones grandes existen modalidades por capacidad. Conviene revisar los precios vigentes en la web de Microsoft, porque cambian con el tiempo.

No hace falta abandonar Excel

Un paso a Power BI bien hecho aprovecha lo que ya funciona: las consultas de Power Query y la lógica de Power Pivot se trasladan casi tal cual, y Excel sigue siendo el sitio para presupuestar, simular o introducir datos. Power BI se encarga de juntar, actualizar y distribuir.

Cómo empezar

Elige un informe que hoy cueste mucho mantener y que consulte bastante gente. Es el mejor candidato para un primer proyecto: el ahorro se nota desde el primer mes. Si quieres que lo evaluemos juntos, mira cómo trabajo en consultoría Power BI o escríbeme.